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Le Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici chiamano le PA all’aggiornamento del manuale di gestione documentale, documento informatico obbligatorio che descrive il sistema di gestione informatica dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi. Il manuale di gestione è uno strumento essenziale, sia per la corretta circolazione dei documenti all’interno di un ente, sia per guidare e accompagnare le politiche di transizione al digitale a cui sono chiamate le pubbliche amministrazioni dal Codice dell’Amministrazione digitale e dal PNRR. Verrà approfondita la sua struttura di un manuale di gestione tipo, come declinata dalle Linee Guida, soffermandosi sia sugli elementi tradizionali che lo compongono, sia sulle novità introdotte, dando indicazioni anche sugli allegati obbligatori al manuale, in special modo il piano di classificazione e il piano di conservazione, sia su ulteriori allegati facoltativi. Le Linee Guida Agid prevedono l’adozione e la pubblicazione obbligatoria del manuale nella sezione “Amministrazione Trasparente” ed inoltre il Piano Triennale per l’Informatica nella P.A. richiede la sua redazione e pubblicazione entro il mese di dicembre 2025, prevedendo l’applicazione di sanzioni da 10.000 a 100.000 euro nei confronti delle PA inadempienti, ai sensi del CAD. Per chi non ha ancora raggiunto gli obiettivi previsti (redazione/aggiornamento e pubblicazione del manuale) occorre perciò adeguarsi velocemente per evitare possibili sanzioni.
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